De ce contează organizarea documentelor încă din prima lună?
Contabilitatea se bazează pe documente. Fiecare tranzacție — cumpărare, vânzare, plată, încasare — trebuie justificată printr-un document primar. Fără document, tranzacția nu există din punct de vedere contabil.
Antreprenorii care neglijează organizarea documentelor în primele luni ajung să caute bonuri și facturi la finalul anului, în grabă, sub presiunea termenelor. Acesta este scenariul pe care îl vrei evitat.
Ce documente predai lunar contabilului
1. Facturile emise (venituri)
Toate facturile pe care le-ai emis clienților în luna respectivă. Dacă folosești un program de facturare (SmartBill, Oblio, Facturis etc.), poți exporta un raport sau trimite facturile în format PDF.
Din 2024 este obligatorie utilizarea sistemului e-Factura pentru facturile emise către alte firme (B2B). Transmiterea se face prin SPV înainte sau concomitent cu trimiterea facturii clientului.
2. Facturile primite (cheltuieli)
Toate facturile de la furnizori: chirie, utilități, materiale, servicii, abonamente, echipamente. Fiecare factură de cheltuieli trebuie să aibă codul firmei tale (CUI) corect înscris — altfel nu este deductibilă.
3. Bonurile fiscale
Bonurile de la benzinărie, supermarket, papetărie sau alte achiziții mici sunt documente justificative. Pentru a fi deductibile, trebuie să aibă CUI-ul firmei sau să fie însoțite de o factură.
Atenție: Bonul fiscal simplu (fără CUI firmă) nu este suficient pentru deductibilitate. Solicită mereu factură cu datele firmei.
4. Extrasele de cont bancar
Extrasul de cont al firmei pentru luna respectivă (toate conturile bancare). Contabilul reconciliază toate plățile și încasările cu documentele primite. Extrasul se descarcă din aplicația băncii în format PDF sau CSV.
5. Chitanțele pentru plăți în numerar
Dacă faci sau primești plăți în numerar, chitanța este documentul obligatoriu. Plățile în numerar între firme sunt limitate legal la 5.000 lei/zi/tranzacție (10.000 lei pentru persoane fizice). Depășirea acestei limite se sancționează.
6. Contractele noi (la prima predare)
Contractele cu clienții și furnizorii noi se predau o singură dată, la semnare. Contabilul trebuie să cunoască tipul de relație comercială pentru a trata corect veniturile și cheltuielile.
Când predai documentele contabilului?
Termenul ideal de predare a documentelor este până pe 5 ale lunii următoare. De ce? Pentru că multe declarații fiscale au scadența pe 25, iar contabilul are nevoie de timp pentru a procesa documentele, a calcula taxele și a pregăti declarațiile.
| Documente | Termen predare |
|---|---|
| Facturi emise și primite | Până pe 5 ale lunii următoare |
| Extrase bancare | Până pe 5 ale lunii următoare |
| Bonuri și chitanțe | Lunar, odată cu facturile |
| State de plată semnate (dacă ai angajați) | Până pe 3 ale lunii următoare |
| Contracte noi | La semnare |
Cum organizezi documentele eficient
- Dosar lunar — un dosar fizic sau un folder digital pentru fiecare lună, separat pentru facturi emise, facturi primite, extrase
- Scanează imediat — fotografiază bonurile cu telefonul imediat ce le primești (aplicațiile de scanare păstrează originalul chiar dacă hârtia se decolorează)
- Program de facturare — folosește un soft de facturare autorizat; exportul lunar pentru contabil este rapid
- Cont bancar separat — niciodată plăți personale din contul firmei; face reconcilierea imposibil de urmărit
Vrei un contabil care îți explică tot de la început?
Lucrez cu antreprenorii noi de la prima lună — organizare, documente, declarații, fără surprize.
Contactează-mă acum